Online-Events und virtuelle Messen: Analog war vor Corona

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben – oder etwa doch? Corona wirbelt sogar althergebrachte Weisheiten und Traditionen durcheinander. Beispiel Hannover Messe: Mit einer großen Portion Optimismus wurde die weltgrößte Industrieschau zunächst von April auf Juli verschoben – und dann doch abgesagt. Die Unternehmen standen bereits in den Startlöchern, der Großteil der Vorbereitungen war getroffen. Und jetzt? Nur nicht den Kopf in den Sand stecken. Denn wenn die Besucher nicht zur Messe kommen (können), kommt die Messe eben zu den Besuchern – als Online-Event direkt auf den heimischen Schreibtisch.

Lass uns in Kontakt bleiben

Corona sorgt für Unsicherheit, und zwar nicht nur in Bezug auf unsere Gesundheit, sondern auch in der Wirtschaft. Umso wichtiger ist es, mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben, sie durch die Krise zu begleiten, sie gezielt zu unterstützen und anschließend wieder gemeinsam zu wachsen. Online-Events wie Kundenveranstaltungen, virtuelle Messen oder Fachtagungen geben Kunden und Geschäftspartnern in der aktuellen Situation nicht nur Orientierung. Sie können sie sogar dabei unterstützen, die momentane Situation zu meistern – vorausgesetzt die Themen, Produkte und Lösungen orientieren sich an den aktuellen Bedürfnissen und Erwartungen der Zielgruppen. Gelingt Unternehmen das, stärken sie nicht nur die Bindung zu Bestandskunden, sondern sie generieren auch online Leads und gewinnen damit Neukunden. Und wer sich ohnehin als digitaler Vorreiter positionieren möchte, stärkt damit auch noch sein Image.

Analog vs. online

So weit, so gut. Aber was ist mit dem direkten Austausch, mit den kleinen Gesten, die das persönliche Gespräch mit sich bringt? Prinzipiell sollte man sich darüber im Klaren sein, dass Messen oder andere Veranstaltungen nicht eins zu eins in der virtuellen Welt abgebildet werden können. Es handelt sich um grundverschiedene Formate, die jeweils ihre Stärken und Schwächen haben. Ein klarer Vorteil von virtuellen Events ist, dass Menschen auf der ganzen Welt dabei sein können – ohne lange Anreise, sondern ganz bequem vom Schreibtisch aus. Sie können sich ihr Messeprogramm selbst zusammenstellen, schnell von der Live-Keynote zum Workshop wechseln und einzelne Sessions on-demand anschauen. Die Flexibilität ist im Vergleich zu einer herkömmlichen Veranstaltung deutlich höher. Dafür ist das Involvement niedriger, für ein Online-Event muss man schließlich keine Anreise und Übernachtung weit im Voraus planen. Ebenso schnell wie man das Online-Event betritt, hat man es auch wieder verlassen. Auch die Gefahr von Ablenkung ist bei einem virtuellen Besuch deutlich höher als bei der Anwesenheit vor Ort. Eine analoge Messe bietet außerdem die Möglichkeit, „Laufkundschaft“ abzugreifen. Mit einer vorausschauenden Planung und zielgerichtetem Content gelingt das aber auch bei einer virtuellen Veranstaltung.

Ein Online-Event kommt selten allein

Mit einem Online-Event allein ist noch kein Blumentopf zu gewinnen. Wichtig ist, die Kommunikation sowie das Event als ganzheitliche Kampagne zu betrachten sowie Inhalte, Kanäle und Maßnahmen aufeinander abzustimmen. Kurzum: Es erfordert ein Konzept sowie einen klaren Plan. Aber keine Sorge: Vor den Kosten, die für ein Online-Event entstehen, muss man nicht zurückschrecken. Es gibt einige Tools und Plattformen, die einfach und kostengünstig genutzt werden können und sich im Handumdrehen an die individuellen Anforderungen und das Corporate Design anpassen lassen. Die für das Online-Event produzierten Inhalte in Form von Videos, Präsentationen, Grafiken und Co. können übrigens auch über das Event hinaus für die Kommunikation und den Vertrieb genutzt werden.

Bei der Vorbereitung bietet es sich an, Maßnahmen für drei Phasen zu planen: Vor dem Termin geht es darum, die Teilnehmer auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und ihre Neugierde zu wecken. Bestandskunden können durch Newsletter oder personalisierte Mailings eingeladen werden, mithilfe einer Themenseite als Landing-Page und einer Social-Media-Kampagne lassen sich Leads generieren. In der zweiten Phase, der Dialogphase, findet das Online-Event statt. Auf Event-Plattformen können Besucher Beratungstermine vereinbaren, an Live-Keynotes oder Produktpräsentationen teilnehmen. Kurzer Lesetipp am Rande: In welchen Fällen sich Live-Events eignen und was es dabei zu beachten gilt, verrät mein Kollege Thomas im Blog-Beitrag „Wann sind Livestreams sinnvoll?“ Wichtig bei alledem ist, mit den Besuchern zu interagieren und sie persönlich zu betreuen. Um auch während des Events Aufmerksamkeit darauf zu lenken, bieten sich auch hier Social-Media-Postings sowie aktive (Fach-)Pressearbeit an. Ebenso für die dritte und letzte Phase: das Nachfassen. Im Nachgang des Events werden Veranstaltungs- sowie Produkthighlights in der Fachpresse und in den sozialen Medien platziert. Wichtig ist ebenfalls, bei generierten Leads nachzufassen.

Und in der Praxis?

Gemeinsam mit dem Automatisierungsspezialisten Balluff haben wir als Ersatz für die ausgefallene Hannover Messe ein zweitägiges Online-Event auf die Beine gestellt. Auf einer interaktiven Event-Plattform konnten die Besucher live bei Key Notes und Produktpräsentationen dabei sein oder mit einem der 124 Mitarbeiter hinter den Kulissen am virtuellen Messestand chatten. Der Erfolg kann sich sehen lassen: Mehr als 3.000 Interessierte haben sich für das Event angemeldet, zu Höchstzeiten verfolgten mehr als 500 Personen gleichzeitig die einzelnen Produktpräsentationen. Eingebettet war das Online-Event in ein globales Kommunikationskonzept, das Social Media-Postings, Pressearbeit sowie Online-Anzeigen beinhaltete. Im Podcast „just add digital“ plaudern Marina Huber von Balluff und mein Kollege Felix aus dem Nähkästchen und verraten, wie die Vorbereitungen und auch das Event selbst abliefen. Also Ohren auf und los geht‘s!